Alla företag har olika behov och olika förutsättningar. Ta dig tiden att ordentligt fundera på vilka behov ditt företag har, så är chansen större att du hittar det perfekta kontoret.

Olika typer av lokaler

Det finns kontorslokaler, butikslokaler och lagerlokaler. För en del verksamheter krävs att myndigheterna har godkänt lokalen för den verksamhet som ska bedrivas, exempelvis restaurangverksamhet.

För ett nystartat eller ett mindre företag som behöver kontorslokaler är kontorshotell en smidig lösning. På ett kontorshotell hyr du ett rum eller en plats i ett öppet landskap och delar gemensamma utrymmen som matsal och toalett med andra företag.

Läge

Det är en god idé att välja läge efter vad som lämpar sig för din verksamhet. Valet bör påverkas av viktiga faktorer så som närhet till kunder, branschkollegor, leverantörer och transportleder. Det är också viktigt att personal enkelt ska kunna ta sig till och från jobbet varje dag. För att personal ska trivas kan det även vara bra att det finns trevliga lunchrestauranger, gym och möjlighet till andra rekreationer i närområdet. Det är även värt att fundera på om området rimmar med vad ditt företag står för och den känsla du vill förmedla.

Glöm inte att räkna med att större behov av parkeringsplatser uppstår, både för kunder och personal, ju längre ut från centrum lokalen är belägen.

Hur stor kontorsyta behövs?

Förr satt nästan alla i egna rum, och då brukade man räkna på cirka 25 kvadratmeter per person fördelat på hela lokalens yta. Idag är det betydligt vanligare med aktivitetsbaserade kontor och öppna kontorslandskap, vilket gör det svårare att välja rätt lokalyta. Det torde krävas cirka 10–20 kvadratmeter per person i de nyare kontorstyperna.

Som företagare behöver man också planera för fram-tiden. Om företaget ska växa behöver man göra valet mellan att antingen satsa på någonting större direkt eller vara beredd på att flytta. På ett kontorshotell är det oftast enkelt att skala upp och ner efter behov.

Vad påverkar priset och vad ingår?

Det som framförallt påverkar hyran är lokalens läge, skick och storlek. Tänk även på att det ofta tillkommer kostnader i form av exempelvis internet, el, värme, städning, parkeringsplats, postservice och försäkring. Vad som ingår i hyran framgår i hyreskontraktet.

Avtal

Standard kontraktstid för lokaler är 3 år och normal uppsägningstid är 9 månader. Normalt gäller att ju längre kontraktstid desto lägre pris per månad. Det vanligaste för hyra av lokal är att hyran erläggs kvartalsvis i förskott. För kontorshotell skrivs normalt tillsvidareavtal med uppsägningstid om 1–3 månader.

När ett nystartat företag ska hyra lokal (som inte är kontorshotell) så kan hyresvärden komma att begära en ekonomisk säkerhet, exempelvis en borgensman eller bankgaranti på sex månaders hyra.

Checklista

När du åker och tittar på en lokal är det viktigt att få svar på följande:

• Vad ingår i hyran/köpet?
• Hur är lokalens skick?
• Är storleken tillräcklig?
• Finns det tillräckligt med förrådsutrymme?
• Hyrs lokalen möblerad/omöblerad?
• Behov av renoveringar/reparationer?
• Var stannar allmänna kommunikationsmedel?
• Var finns parkering?
• Finns hiss?
• Varför säljs/hyrs lokalen ut?
• Vilka är hyresvillkoren?
• Hur lång är uppsägningstiden?
• När är tillträde?
• Finns larm? Har det varit inbrott i lokalen?
• Hur sköts städning och post?
• Vilka företag sitter i närheten?